¶ 01 - erster Praxisablauf
Erste Schritte - Anleitung TheraTop® Praxisablauf
¶ Anleitung für Version 240011, ggf. leichte Änderungen je nach Version
Unsere Hilfeseite finden Sie unter: http://wiki.thera-top.de:8753/
Tel. des Supports: 07042/832323
Mail des Supports: support@schrodt-informatik.de
¶ 0. Vorwort
¶ 0.1 Logindaten, Mitarbeiter anlegen, Konfiguration und Einstellungen
Die Anfangskonfiguration wird meist vom Support übernommen und Standardeinstellungen sind gegeben. Gewünschte Anpassungen können Sie selbst vornehmen unter Stammdaten oder Datei/Einstellungen. Oft ist es aber ratsam dies mit Hilfe des Supports abzuklären.
Als Standard-User ist oft Mitarbeiternummer 20 ohne ein Passwort angelegt.
¶ 0.2 Erläuterung zum Programm
¶ 0.2.1 Allgemein
Die meisten Fenster im Programm sollten von oben nach unten bzw. links nach rechts ausgefüllt werden.
¶ 0.2.2 Browse-Fenster
Überall im Programm können Sie aus bereits angelegten Daten eine Auswahl treffen. Das sogenannte Browse- bzw. Suchfenster wird fast überall mit dem Button
angezeigt. Hier können Sie z.B. mögliche Heilmittel für ein Kassenrezept auswählen.
Geben Sie in der Suche Text ein, um nach dem Heilmittel zu suchen. Mit * können Sie alternativ eine Volltextsuche starten.
¶ 0.2.3 Menüleisten vom Programm
¶ 0.2.3.1 Hauptmenü-Leiste
Grundsätzlich hat TheraTop immer ein Menü (ähnlich wie bei Microsoft-Produkten wie z.B. Word) mit dem Sie im ganzen Programm navigieren können.
Hier wurde „Kalender“ ausgewählt, sodass Sie im Kalender navigieren können. Die Leiste darunter zeigt alle Menüs bzw. Fenster, die zu diesem Themengebiet gehören.
¶ 0.2.3.2 Kalendermenü-Leiste
Auf der linken Seite gibt es dann noch die Kalendermenü-Leiste.
- Rezept-Menü
- Springen im Kalender
- Mitarbeiter-Auswahl
- Ressourcen-Auswahl
¶ 1. Einfachster Praxisablauf: Termin, Verordnung, Zuzahlung und (Privat-)Rechnung
¶ 1.1 Anlegen des ersten Termins
Kalender des gewünschten Therapeuten auswählen.
Dann Linksklick auf gewünschte Uhrzeit, z.B. 8 Uhr ALTERNATIV: „Neuer Termin“ und Therapeuten auswählen
ACHTUNG: Bei Klick auf Neuer Termin ist kein Mitarbeiter ausgewählt. Bei Doppelklick auf die Uhrzeit eines Mitarbeiters ist Uhrzeit und Mitarbeiter vorausgewählt.
- Patient auswählen
- Ggf. Uhrzeit von und bis ändern
- Mitarbeiter prüfen bzw. ändern, wenn Termin für Kollege sein soll oder zu zweit
- Speichern
Optional:
- Betreff ändern
- Ggf. Verordnung auswählen (Button Rezept-Auswählen)
- Ressource wie z.B. Raum auswählen
- Sonstiges
¶ 1.2 Patient mit Krankenversichertenkarte (KVK) erfassen oder Stammdaten anlegen
Krankenversichertenkarte in ein vorhandenes Kartenterminal stecken. (Kartenterminal muss zuvor am PC eingerichtet und in TheraTop unter Datei/Einstellungen Reiter Kartenterminal eingestellt werden)
Karteikarte öffnen und KVK einlesen
Anschließend restliche Daten von Hand eingeben, z.B. Mailadresse im Patientenstamm.
Alternative: Stammdaten komplett von Hand eingeben
Entweder in der Karteikarte auf Neu oder im Patientenstamm auf Neu klicken. Da aber nicht alle Stammdaten in der Karteikarte zur Verfügung stehen, ist es meist ratsam diesen Teil im Patientenstamm von Hand anzulegen. Wichtig ist hier z.B. die Auswahl der richtigen Krankenkasse, um später Rezepte richtig abrechnen zu können.
¶ 1.3 Verordnung anlegen und Zuzahlung berechnen
¶ 1.3.1 Kassenverordnung
1. Prüfen ob Barcode auf der Verordnung vorhanden ist. Mit Barcodescanner/Foto/Scanner Rezept automatisiert erfassen.
2. Falls kein Barcode vorhanden: Öffnen Verordnungseingang
3. Neuer Verordnungseingang
4. Sollte nun automatisch ausgewählt sein. Hier kann man nach bereits angelegten Rezepten suchen.
5. Den bereits angelegten Patienten auswählen. Achtung: Wenn der Patient nicht angelegt sein sollte, muss Punkt 1.2 nachgeholt werden.
Rezept prüfen (gehen Sie von links nach rechts bzw. oben nach unten durch das Fenster)
Viele Angaben wie z.B. Zuzahlungsbefreiung kommen von der Karteikarte. Sollten Befreiungen vorliegen, müssen diese in der Karteikarte angelegt werden.
Es werden nur logische Möglichkeiten angezeigt. Wenn Sie z.B. den ICD-10-Code mit Diagnosegruppe anlegen, werden auch nur Heilmittel angezeigt, die theoretisch möglich sind.
Zuzahlung berechnen, wenn Rezept angelegt ist:
Ist das Rezept (Vorderseite bzw. linke Seite des Fensters) angelegt, kann die Zuzahlung berechnet werden.
- Zuzahlung berechnen
- Quittungsdruck ODER 3. Zuzahlungsrechn. Erstellen
4. Zuzahlung geleistet anhaken
5. Speichern nicht vergessen!
Entweder Barzahlung, EC-Zahlung oder Rechnung
Quittung drucken für Sofortzahlung
ODER
Zuzahlungsrechnung erstellen für eine Rechnung für Überweisung
Ab hier befinden wir uns im Warenwirtschaftsbereich, da es etwas ausführlicher wird, bitte Anleitung anschauen unter:
http://wiki.thera-top.de:8753/de/TheraTop/04PraxisAblauf/02-RechnungausKassenrezept
ODER Anleitung unter 1.3.3
Außerdem: Sie können ebenfalls Bundeswehrverordnungen, Sondergenehmigungen und BG-Verordnungen anlegen. Funktional sind alle Rezepte in TheraTop gleich aufgebaut. Wenn Sie hier Probleme bekommen, melden Sie sich gerne beim Support.
¶ 1.3.2 Privatverordnung
1. und 2. Privatrezept öffnen und Neu anlegen
3. Patient auswählen
4. Datum anpassen, sonst wird heutiges Datum ausgewählt
5. Heilmittel auswählen
6. Menge angeben
7. ggf. Preis ändern, sonst Preise des aktuellen Heilmittelkatalogs bzw. aus selbst erstellten Artikeln wählen
8. und 9. Praxis und Arzt auswählen
10. und 11. Klick auf + Symbol und Datum der Behandlungen auswählen (wird in der Rechnung später angezeigt)
12. Speichern
13. Rechnung erstellen
Ab hier befinden wir uns im Warenwirtschaftsbereich, da es ab hier etwas ausführlicher wird bitte Anleitung anschauen unter:
http://wiki.thera-top.de:8753/de/TheraTop/04PraxisAblauf/03-RechnungausPrivatrezept
ODER Anleitung unter 1.3.3
¶ 1.3.3 Privatleistung ohne Verordnung
Funktional ist es gleich wie beim automatisierten Erstellen einer Rechnung aus dem Kassenrezept heraus. Schauen Sie sich die Anleitung hierzu (1.3.1) zuerst an.
- Rechnung
- Neu anlegen
- Nächste Freie Nummer ODER separate fortlaufende Nummer von Hand ändern
- OK
- Kunde auswählen (Achtung Patienten sind nicht unbedingt schon als Kunden angelegt. -> Siehe Karteikarte oder Kundenstamm)
- Adresse prüfen
- Wechsel auf Positionen
- Neue Position für die Rechnung hinzufügen
- Mengenangabe, hier z.B. 10x KG
- Artikel auswählen: Hier Allgemeine KG aus dem Heilmittelkatalog mit aktuellem Preis, hier kann man auch erstellte eigene Artikel mit eigenem Preis auswählen. Um diese hinzuzufügen gehen Sie in den Artikelstamm!
- Position speichern
- Rechnung speichern
- Rechnung drucken
¶ 1.4 Restliche Termine für Verordnung anlegen
Serientermin (z.B. Anzahl 9) oder einzelne Termine nachtragen. Alternative siehe unter 2.2
Info: Manche Praxen machen auch 12 Termine für 10 Behandlungen aus.
¶ 1.5 Angelegte Termine eines Patienten suchen und Terminliste drucken
Patient oder anderes Suchkriterium auswählen und Zeitraum festlegen.
¶ 2. Fortgeschrittene
¶ 2.1 Anlegen der Verordnung (STRG+E)
Ratsam für neue Patienten bzw. neue Verordnungen. Schnellste Möglichkeit um Verordnung und Termin über das Telefon im Programm zu erfassen.
¶
¶ 2.2 Anlegen der Termine der Verordnung (STRG+T)
1. Auswählen der Verordnung
2. Terminlänge festlegen
3. Prüfen wie viele Termine bereits vergeben sind. Hier: 0 von 10 Termine für dieses Rezept vergeben.
4. Termine einfach per Doppelklick in Kalender des Therapeuten eintragen. Hierbei wird, Patient, Rezept-ID, Betreff, Uhrzeit von und bis sowie der Mitarbeiter vorausgewählt.
Das ist die schnellste Möglichkeit, um unregelmäßige Termine anzulegen.
Mit Klick auf STRG+T (Oder Tastenkombination) sehen Sie dann alle Termine des ausgewählten Rezepts auf einen Blick.
¶ 3. Abrechnung mit der Krankenkasse
Sie können über TheraTop® selbst abrechnen oder auch über ein Abrechnungszentrum arbeiten. Das ist Ihnen überlassen, jedoch kostet ein Abrechnungszentrum meist 1-5% des Rezeptwertes und bei TheraTop kostet es Sie nur die Lizenz für Dakota.
Bitte sprechen Sie uns für die Selbstabrechnung separat an.
Eine Anleitung finden Sie auch in unserem Wiki:
http://wiki.thera-top.de:8753/de/TheraTop/09KassenAbrechnung/01AnleitungSelbstabrechnung
¶ 4. Update für TheraTop
Anleitung: http://wiki.thera-top.de:8753/de/TheraTop/01InstallationUndUpdate/02OnlineUpdate
Bitte führen Sie die Updates immer zeitnah durch, da die aktuellen Heilmittelkatalogpreise zum Update hinzugefügt werden. Beispielsweise gibt es zum 01.07.2024 und 01.11.2024 neue Heilmittelkatalogpreise.
¶ 5. alles Weitere
Super! Sie haben die ersten Schritte für den Praxisablauf gemeistert. Wir empfehlen diese Abläufe zunächst einige Tage bzw. Wochen zu wiederholen bevor Sie weitere Funktionen testen bzw. nutzen. Sie können sich diese aber gerne anschauen und bei Fragen auf unseren Support zukommen.
Es gibt noch viele weitere Funktionen in TheraTop®. Sollten Sie weitere Funktionen kennenlernen wollen, melden Sie sich gerne bei uns.