¶ 01 - Verordnungseingang
¶ 1. Anlegen der Heilmittelverordnungen für gesetzliche Krankenkassen
¶ 1.1 Anlegen mit Barcode oder manuell
1. Prüfen ob Barcode auf der Verordnung vorhanden ist. Mit Barcodescanner/Foto/Scanner Rezept automatisiert erfassen.
2. Falls kein Barcode vorhanden: Öffnen Verordnungseingang
3. Neuer Verordnungseingang
4. Sollte nun automatisch ausgewählt sein. Hier kann man nach bereits angelegten Rezepten suchen.
5. Den bereits angelegten Patienten auswählen. Achtung: Wenn der Patient nicht angelegt sein sollte, muss dies in der Karteikarte bzw. dem Patientenstamm nachgeholt werden.
Rezept prüfen (gehen Sie von links nach rechts bzw. oben nach unten durch das Fenster)
Viele Angaben wie z.B. Zuzahlungsbefreiung kommen von der Karteikarte. Sollten Befreiungen vorliegen, müssen diese in der Karteikarte angelegt werden.
Es werden nur logische Möglichkeiten angezeigt. Wenn Sie z.B. den ICD-10-Code mit Diagnosegruppe anlegen, werden auch nur Heilmittel angezeigt, die theoretisch möglich sind.
¶ 1.2 KI-Verordnungsscan (Verfügbar ab Version 250004 und nur mit entsprechender Lizenz - Sprechen Sie uns an!)
Mit dem KI-Verordnungsscan können Sie die Daten der Heilmittelverordnung smart und automatisiert ins Programm laden. Die KI erkennt den Text und liest diesen direkt ins Programm ein. Dadurch wird die Vorderseite der Heilmittelverordnung eingelesen und Sie können mit wenigen Klicks zur Zuzahlungsberechnung kommen. Außerdem haben Sie eine Heilmittelkatalogsprüfung, da die KI Ihnen mitteilt, wenn der Arzt etwas falsches ausgefüllt hat. Dadurch wird die Abrechnung mit den Krankenkassen später stark verbessert. Es gibt weniger Rückläufer aufgrund Fehler auf der Heilmittelverordnung. (Stand Februar 2025: Wir bieten Pakete mit 100 Scans pro Monat für Sie an, welche Sie beliebig erweitern können. Sprechen Sie uns an, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten. Wir erweitern Ihre Lizenz)
Fotografieren Sie die Vorderseite der Heilmittelverordnung sauber ab oder Scannen Sie diese z.B. mit einem Flachbettscanner ein. Achten Sie darauf, dass der Scan/das Foto sauber und leserlich sind. Sonst erkennt das Programm die Schrift nicht.
Legen Sie das Foto bei Ihren Bildern ab oder so, dass Sie selbst das Bild wiederfinden! Standard ist: C:\Users\BenutzernameMustermann\Pictures
- Öffnen KI Verordnungsscan
- Durchsucht Ihren PC, wählen Sie hier das zuvor fotografierte/gespeicherte/gescannte Bild aus
- Die KI liest die Einträge der Heilmittelverordnung und bereitet diese für TheraTop vor.
- Durchführen der Heilmittelkatalogsprüfung
¶ 2. Zuzahlung nach Vorderseite berechnen
Ist das Rezept (Vorderseite bzw. linke Seite des Fensters) angelegt, kann die Zuzahlung berechnet werden.
1. Zuzahlung berechnen
2. Quittungsdruck ODER 3. Zuzahlungsrechn. Erstellen
4. Zuzahlung geleistet anhaken
5. Speichern nicht vergessen!
Entweder Barzahlung, EC-Zahlung oder Rechnung (auch SEPA-Einzug)
Quittung drucken für Sofortzahlung
ODER
Zuzahlungsrechnung erstellen für eine Rechnung für Überweisung
Ab hier befinden wir uns im Warenwirtschaftsbereich, da es etwas ausführlicher wird, bitte Anleitung anschauen unter:
http://wiki.thera-top.de:8753/de/TheraTop/04PraxisAblauf/02-RechnungausKassenrezept
Außerdem: Sie können ebenfalls Bundeswehrverordnungen, Sondergenehmigungen und BG-Verordnungen anlegen. Funktional sind alle Rezepte in TheraTop gleich aufgebaut. Wenn Sie hier Probleme bekommen, melden Sie sich gerne beim Support.
¶ 3. Zuzahlung nach Maßnahmen berechnen
Wenn sich die Heilmittelkatalogspreise während der Therapie geändert haben, können Sie die Zuzahlung erneut berechnen. Dann nach den Therapieterminen statt nach der Vorderseite der Heilmittelverordnung.
- Klicken auf “+”, um die Termine entsprechend der Anzahl der Behandlungseinheiten anzulegen
- Wählen Sie die Daten der Termine anhand der tatsächlichen Durchführung aus. (Achtung: um für die Abrechnung direkt alles richtig abzubilden, gleichen Sie die Termine mit den Unterschriften auf der Papier-Heilmittelverordnung ab!
- Klicken im Kalender erleichtert die Auswahl der Termine
- Berechnen Sie die Zuzahlung neu
- Nun wird der Preis nach den angegebenen Daten berechnet. Der Rezept werden hat sich erhöht, die Zuzahlung ebenfalls minimal.
- Drucken Sie eine Quittung für Barzahlungen ODER 7. erstellen Sie eine Zuzahlungsrechnung.
Setzen Sie den Haken für Zuzahlung geleistet, falls gewünscht.
¶ 4. Rezept abschließen und für Selbstabrechnung vervollständigen
- Prüfen Sie die Vorderseite: Gleichen Sie alle Einträge mit der Papier-Verodnung ab. Es gibt nur wenige Ausnahmen, die vom Programm anders dargestellt werden als es auf Papier Pflicht ist. Sprechen Sie uns hierfür bitte an. Dies ändert sich ständig, letztens z.B. mit der Blankoverordnung
- Prüfen Sie Datum und Maßnahme sowie ob der Patient unterschrieben hat. Im Programm wird bei Maßnahmen nur die Heilmittelkatalogsnummer des Heilmittels angezeigt statt den tatsächlichen Namen. Dadurch umgehen wird Platzprobleme, bei der Datenübermittlung macht das für Sie keinen Unterschied.
- Klicken Sie auf generieren, um die Rechnungs- und Belegnummer sowie das Rechnungsdatum automatisch auszufüllen. Tragen Sie die Daten auf dem Papierbeleg ebenfalls ein.
- Speichern.
Nun ist die Heilmittelverordnung vervollständigt. Beim Speichern könnten noch Logikfehler angezeigt werden. Versuchen Sie diese Fehler zu korrigieren oder beachten Sie die Mitteilungen. Im Zweifeln melden Sie sich beim Support.
¶ 5. Nächster Schritt: Erstellen der Kassenabrechnung
Für die Kassenabrechnung benötigen Sie eine Dakota-Lizenz. Diese erhalten Sie über uns. Sprechen Sie uns an, falls Sie ggf. bereits eine Dakota-Lizenz haben. Pro IK-Nummer wird eine eigene Lizenz benötigt!
Hier geht es dann mit der Kassenabrechnung weiter: http://wiki.thera-top.de:8753/de/TheraTop/09KassenAbrechnung/01AnleitungSelbstabrechnung