¶ 00 - Anleitung zur Selbstabrechnung für Kassenabrechnung
¶ 1. Dakota.LE
Für die Selbstabrechnung wird eine Software benötigt, die die erzeugte Abrechnungsdatei verschlüsselt und versendet. Dazu kann DAKOTA.LE installiert werden. Eine Anleitung für die Installation folgt in Zukunft. Momentan wenden Sie sich bitte an den Support, wir installieren es mit Ihnen zusammen, da auch einige Mail-Konfigurationen gemacht werden müssen und das bei jedem eMail-Anbieter anders ist.
Wichtig zu wissen: Bei der Installation von DAKOTA.LE wird ein Setup verwendet, der auf die Firma Schrodt Informatik GmbH abgestimmt ist. Darin ist auch direkt eine Lizenz enthalten, die auf die Schrodt Informatik GmbH verweist. Bei der Installation und anschließenden Registrierung der Anwenderpraxis bei der ITSG für ein Selbstabrechnerzertifikat wird die ITSG in Kenntnis gesetzt und es wird eine weitere Lizenz für die Schrodt Informatik GmbH gebucht, die dann auch abgerechnet wird am Ende des Jahres. Diese Lizenzen sind nicht umsonst! Stand 09/2023 kostet diese Lizenz 10 EUR pro Monat zzgl. MwSt. und wird von uns ab dem Installationstermin abgerechnet.
¶ 2. Offene Sammelrechnungen auf abgerechnet setzen
Achtung: Erstellte Sammelrechnungen werden nicht automatisch vom Programm auf abgerechnet gesetzt. Das müssen Sie selbst machen, da es auch nur Testdateien geben könnte. Das ist sehr wichtig, denn alle offenen Sammelrechnungen könnten noch eine weitere Heilmittelverordnung hinzugefügt bekommen und dadurch werden dann die Belegnummern und Rechnungsnummern auf der Heilmittelverordnung geändert.
- Abrechnungsdateien erstellen öffnen
- Suchen nach den erstellten Abrechnungsdateien
- Prüfen nach den Sammelrechnungen
- Hier: die Sammelrechnung ist bereits abgerechnet, deshalb macht es hier keinen Unterschied
- Hier: Diese Sammelrechnung wurde noch nicht abgerechnet
- Wenn bei 3 eine Sammelrechnung ausgewählt wurde, kann man diese auf abgerechnet setzen.
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3. Abrechnung der Rezepte
Prinzipiell ist es so, dass man einem Hauptkostenträger eine Rechnung schreibt, die eine bestimmte Rechnungsnummer hat. Im Normalfall sind das Sammelrechnungen, die mehrere Rezepte zusammenfassen, die alle an diesen Hauptkostenträger abgerechnet werden. Das heißt z.B. werden alle AOK Rezepte an den Hauptkostenträger der AOK in einer Sammelrechnung geschickt.
Die Kostenträgerkennung auf dem Rezept ist nicht zwangsläufig die Hauptkostenträgerkennung. Die Kostenträgerkennung auf dem Rezept ist eindeutig für eine bestimmte Krankenkasse. Mehrere kleine Krankenkassen oder Ortskrankenkassen mit unterschiedlichen Kostenträgerkennungen haben aber eine gemeinsame Hauptkostenträgerkennung. So haben beispielsweise Ortskrankenkassen der AOK eine gemeinsame Hauptkostenträgerkennung. Diese Hauptkostenträgerkennung wiederum hat oft eine gesonderte Abrechnungsstelle. Diese Abrechnungsstelle wiederum hat ein eigenes Institutionskennzeichen.
Diese ganzen Daten sind in den Kostenträgerdateien der GKV eingebettet. Die Kostenträgerdateien ändern sich regelmäßig und müssen deshalb regelmäßig über das Update eingespielt werden, insbesondere vor dem Erstellen der Abrechnung. Die Kostenträgerdateien findet man hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/leistungserbringer/sonstige_leistungserbringer/kostentraegerdateien_sle/kostentraegerdateien.jsp
Sie können alternativ auch über Einstellungen → Daten-Import → Kostenträgerdateien importieren einzeln eingelesen werden. Dazu muss man die Kostenträgerdateien unter dem vorgenannten Link herunterladen und per Knopfdruck importieren.
Die Software kann bei der Abrechnung automatisch aus der Kostenträgerkennung auf dem Rezept die Hauptkostenträgerkennung und das Abrechnungszentrum ermitteln, vorausgesetzt die Kostenträgerdateien sind eingelesen. Durch die automatische Ermittlung werden Rezepte in eine Sammelrechnung zusammengefasst, die zusammen gehören und anschließend wird diese Sammelrechnung an das richtige Abrechnungszentrum verschickt.
¶ 4. Aufbereiten der Rezepte für die Abrechnung
Führen Sie zunächst die Schritte der Heilmittelverordnungs-Anleitung durch: http://wiki.thera-top.de:8753/de/TheraTop/08HeilmittelverordnungenKasseUndPrivat/01Verordnungseingang
Die Rezepte müssen aufbereitet werden, sodass pro Hauptkostenträgerkennung eine Rechnung pro Abrechnung erstellt wird. Die Belegnummer wird pro Rechnungsnummer fortlaufend generiert und startet mit “00001". Das Rechnungsdatum muss pro Rechnungsnummer dasselbe sein. Die IK des Leistungserbringers ist abhängig vom Standort, an dem die Verordnung abgearbeitet wurde bzw. für den sie berechnet wird. Die Institutionskennzeichen (IK) sind im Programm hinterlegt und können mit Hilfe des Buttons “…” ausgewählt werden. Weitere IKs kann man unter Stammdaten → Firmenstamm hinterlegen. Die erste IK ist im Standardpreis enthalten, weitere IKs sind mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Zum Verständnis:
Jede Praxis bzw. jeder Standort einer Praxis hat ein eigenes Institutionskennzeichen. Werden in einer Praxis Physiotherapie und z.B. Ergotherapie abgerechnet, so hat beides sein eigenes Institutionskennzeichen.
¶ 5. Heilmittelverordnung auf Papier bearbeiten und scannen
Nachdem Sie im vorgehenden Schritt auf generieren und speichern geklickt haben, müssen Sie auf der Heilmittelverordnung auf Papier ebenfalls die Rechnungsnummer, IK-Nummer und Belegnummer von Hand aufschreiben. Das muss 1:1 gleich sein wie im Programm, da Sie eine digitale Datei und die auf Papier verschicken müssen.
An diesem Punkt empfehlen wir meist die fertigen Heilmittelverordnungen direkt einzuscannen, um einen Nachweis zu haben, falls die Briefe mit den Heilmittelverordnungen verloren gehen. Hierbei verlieren Sie ansonsten ggf. 100% des Rezeptwerts und erhalten keine Erstattung.
¶ 6. Abrechnungsdateien erstellen
Um nun eine Abrechnungsdatei zu erzeugen, muss man sich die Rechnungsnummern merken / notieren, die abgerechnet werden sollen. Dann geht man unter Verordnungen → Abrechnungsdateien erstellen in das Fenster zum Erstellen der Abrechnungsdateien:
1. Öffnen Fenster Abrechnungsdateien
2. Sammelrechnung anwählen
3. Sammelrechnungsnummer auswählen
4. Kreuzen Sie bei Verordnungsart alle Verordnungen an, die abgerechnet werden sollen.
5. Wählen Sie Echtdatei aus.
6. Wählen Sie Belege per Post schicken aus.
7. Wählen Sie Abrechnung ohne Besonderheiten aus.
Anschließend klicken Sie unten links auf den Button “Nutzdatendateien erstellen”. Dieser Vorgang kann nun einige paar Minuten dauern, abhängig davon, wie viele Rezepte abgerechnet werden sollen. Bei AOK Abrechnungen meist nochmal deutlich länger (evtl. sogar 1-2h oder länger). Bitte bedenken Sie das!
Wenn die Datei erstellt wurde, wird sie im Hintergrund in ein Verzeichnis kopiert, das von Dakota.LE durchsucht wird und von dem aus Dateien aufgenommen, verschlüsselt und verschickt werden. Außerdem öffnet sich ein Fenster, mit dem man ein Abrechnungsprotokoll als PDF abspeichern kann.
Dieses Abrechnungsprotokoll enthält alle wichtigen Daten, inkl. der eigenen Daten, die der Zielabrechnungsstelle, der Werte der Abrechnung und welche Verordnungen in der Abrechnung enthalten sind. Das ist für die Anwender notwendig um mögliche Beanstandungen von der Krankenkasse leicht identifizieren zu können.
Ein Beispiel für ein Abrechnungsprotokoll könnte so aussehen:
Die Abrechnungsdateien sollten nun noch überprüft werden, ob nicht doch inhaltliche oder Syntaxfehler aufgetreten sind. https://portal.davaso.de/tavalidator/secure/validation unter diesem Link können Dateien hochgeladen werden und so getestet werden. Dazu ist eine Registrierung notwendig, die Stand 25.09.2024 kostenlos ist. Dabei ist es egal, ob es Dateien der Davaso betrifft oder Dateien anderer Abrechnungszentren. Der Validator kann alle Dateien prüfen.
Die Dateien, die getestet werden sollen, sind die Abrechnungsdateien, die zuvor erstellt wurden. Diese Abrechnungsdateien werden zunächst im Hauptverzeichnis von TheraTop erstellt im Unterordner “Datenaustausch” (also z.B. unter C:\TheraTop\Datenaustausch\). Diese werden dann vom Programm automatisch kopiert in das TP5-Verzechnis von Dakota.LE, meist in C:\dakotale\TP5Daten. Dieses TP5-Verzeichnis überprüft Dakota und die Dateien, die hier drin sind, will Dakota verschicken. Sollen also bestimmte Dateien doch nicht verschickt werden , so müssen sie aus dem TP5Daten Verzeichnis gelöscht werden.
Zum Validieren der Datei, muss die hier unterstrichene Datei in den Davaso-Validator gezogen werden, dann auf “Datei prüfen”.
Im Idealfall sieht das Ergebnis so aus:
Anschließend wird Dakota.LE geöffnet. Wenn das ITSG Zertifikat bereits eingespielt ist, kann jetzt die Abrechnung verschickt werden. Dazu in Dakota auf “Daten verarbeiten” klicken und das Verarbeitungspasswort eingeben.
Nun sollte Dakota.LE eigentlich die gerade erstellte Abrechnungsdatei finden. Hier muss genau darauf geachtet werden, dass auch wirklich alle Abrechnungsdateien da sind zum Verschicken. Bei einem Kunden ist es schon vorgekommen, dass die Abrechnungsdatei nicht immer an die richtige Stelle kopiert wird, dann findet Dakota.LE diese nicht und kann sie dann logischerweise auch nicht verschicken.
Nun kann man auf “Versenden" klicken und die Abrechnung wird dann verschlüsselt und verschickt. In der Abrechnungsdatei selbst steht bereits die Ziel-E-Mail-Adresse drin, sodass hier nichts weiter eingegeben werden muss.
Wenn SMTP noch nicht eingerichtet ist, sollte das in Dakota noch eingerichtet werden. Ein Hinweis dazu: Mindestens bei GMX ist es so, dass man in den Einstellungen online einen Haken entfernen muss, sodass die E-Mails per SMTP nicht nur per Onlineoberfläche versendet werden können, sondern auch in anderen Programmen. Das hat bei einem Kunden für Probleme gesorgt, weil der Haken noch drin war und dann einfach nicht über DAKOTA.LE verschickt werden konnte.
¶ 5. Urbelegbegleitzettel
Wenn die digitale Abrechnung verschickt wurde, müssen die Verordnungen für den Verordnungsversand per Post vorbereitet werden. Jede Sammelabrechnung (jede Rechnungsnummer) muss in einen eigenen Briefumschlag. Das heißt alle Verordnungen für die AOK müssen in einen Briefumschlag, alle für die Techniker müssen in einen extra Briefumschlag, alle für die DAK müssen in einen extra Briefumschlag usw. In jeden dieser Briefumschläge muss dann ein Urbelegbegleitzettel mit eingelegt werden, der folgendermaßen aufgebaut ist:
Eine entsprechende Word-Vorlage erhalten Sie von uns (oder haben Sie schon erhalten). Meist im Hauptverzeichnis von TheraTop zu finden im Unterordner „Abrechnung“. Es gibt hier auch eine unvollständige Liste von Postadressen zum Versand der Verordnungen.
ACHTUNG: manche Abrechnungsstellen bekommen mehrere Abrechnungen. So bekommt beispielsweise die DAVASO die Abrechnung der Techniker Krankenkasse und verschiedene andere Abrechnungen. Wenn Sie Abrechnungen haben, die an dieselbe Datenannahmestelle (Abrechnungsstelle) geschickt werden sollen, dann packen Sie die einzelnen Abrechnungen wie vorher beschrieben in getrennte Briefumschläge. Alle Abrechnung, die aber an dieselbe Abrechnungsstelle gehen können dann in einen größeren gemeinsamen Umschlag gepackt werden. So zahlen Sie nur einmal Porto für den großen Brief, können aber die Abrechnungen trotzdem getrennt verschicken.
Sollten Sie für eine Krankenkasse einmal nicht wissen, wohin sie die Verordnungen schicken müssen, so finden Sie meist bei der Krankenkasse selbst, welche Datenannahmestelle zuständig ist und können dann im Internet bei der Datenannahmestelle nachschauen, wie die Postadresse ist.